Berita Biro PK, Ciputat.

Rancangan Proyek Perubahan (RPP) dengan judul “Pengelolaan Arsip Pencairan dan Pertanggungjawaban Keuangan Berbasis Teknologi Informasi pada UIN Syarif Hidayatullah Jakarta” telah selasai kami susun. Rancangan Proyek Perubahan ini merupakan tugas yang harus diselesaikan oleh para peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan LX Kementerian Agama RI Tahun 2019. Semoga seluruh kegiatan yang direncanakan dalam Rancangan Proyek Perubahan dapat dilaksanakan sesuai tahapan dan waktu yang telah direncanakan dan memberikan manfaat bagi pengembangan dan perubahan organisasi ke arah yang lebih baik.

Pengelola keuangan mempunyai tugas terkait arsip keuangan. PPSMP misalnya disebutkan dalam PMK 190 Tahun 2012 Pasal 57 ayat (1) Seluruh bukti pengeluaran sebagai dasar pengujian dan penerbitan SPM disimpan oleh PPSPM, PPK mempunyai tugas sesuai pasal 9 ayat (1) huruf g mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dan anggaran. Bendahara Pengeluaran bertugas menerima, menyimpan, menatausahakan, dan membukukan uang/surat berharga dalam pengelolaannya.

Dalam pelaksanaan anggaran, dokumen, berkas, buku, kertas, file komputer dan sebagainya yang dihasilkan akan menjadi arsip keuangan. Arsip keuangan yang dihasilkan sangat penting, diantaranya untuk kepentingan pemeriksaan keuangan baik oleh pemeriksaan internal (Satuan Pengawas Internal) dan pemeriksa eksternal (Inspektorat Jenderal Kemenag RI, Badan Pemeriksa Keuangan dan Kantor Akuntan Publik).

Pengelolaan arsip keuangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta masih sangat terbatas pada penyimpanan saja dan sering terabaikan jika arsip keuangan tersebut sudah tidak menjadi arsip berjalan. Dalam penyusunan dan penatausahaan masih menggunakan pendekatan tradisional, dimana arsip keuangan disusun dan ditatausahakan berdasarkan urutan sifat pengajuan (urutan GUP, LS, TUP, PTUP), bukan berdasarkan kegiatan yang tercantum dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA KL) dan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pada saat pemeriksaan keuangan oleh pemeriksa internal maupun eksternal, PPK dan BPP dalam mengumpulkan dokumen pemeriksaan suatu kegiatan harus memilah dari GUP-GUP dan LS-LS atas arsip keuangan yang diperiksa dikarenakan arsip keuangan tidak disusun secara utuh per kegiatan. Pencarian arsip keuangan yang memerlukan waktu karena arsip tidak tersedia pada satu tempat/ruang saja/disimpan dalam beberapa tempat/ruang, mengakibatkan pencairan arsip keuangan harus memanggil pegawai yang menyusun/menciptakan arsip dikarenakan hanya pegawai yang bersangkutan yang mengetahui keberadaan dan informasi mengenai arsip tersebut.

Pembuat arsip masih terus bertanggungjawab meskipun yang bersangkutan sudah mutasi/tidak menduduki jabatan keuangan, serta belum dilakukan proses alih media (digitalisasi) dari media fisik (kertas, buku, dokumen, berkas) menjadi file komputer/arsip digital. Penyusunan dan penatausahaan arsip keuangan belum berlaku standar dan seragam dikarenakan belum tersedianya aturan mengenai petunjuk penatausahan dan penyimpanan arsip keuangan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Arsip keuangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam penempatan ruang arsip keuangan tahun anggaran yang lalu (arsip statis) belum ada gedung atau tempat yang khusus digunakan dalam menyimpan arsip keuangan atas tahun anggaran yang lalu (sepuluh tahun yang lalu), sehingga menjadikan arsip-arsip tersebut disimpan tidak pada satu tempat (misalnya di ruang Bagian Keuangan, ruang arsip Biro Perencanaan dan Keuangan dan ruang arsip Gedung Administrasi) dan tidak dikelola dengan baik (tidak terdapat Unit Pelaksana Teknis pengelolaan arsip).

Berdasarkan kondisi tersebut di atas, maka sangat diperlukan penyimpanan arsip pencairan dan pertanggungjawaban keuangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada gedung khusus arsip keuangan dan dapat diakses secara online.

By pusti